Los 5 consejos para un evento PR exitoso

Palabras_la_conferencia_de_prensaComo tal vez sepas, me dedico al glamuroso mundo de las relaciones públicas, hoy tuve fue uno de esos días, uno en los que me duermo tardérrimo y despierto tempranérrimo. La razón: tuve evento.

Si bien todo tiene su ciencia, la ciencia de los eventos es mucho más sencilla de lo que podría parecer. El secreto es la planeación.

En la medida que dediques tiempo a planear tu evento tendrás mejores resultados y muchas menos cosas que puedan salir fuera de lo esperado mejorando así el resultado.

Entonces te dejo las cinco recomendaciones básicas para que todo salga a la perfección:

  1. Lleva un checklist detallado de todo. Si eres control freak te dará calma, si eres despistado te dará una base segura de lo que hace falta. Lleva uno de montaje, uno de alimentos y bebidas (siempre importante aunque se trate de un Coffee break sencillo) y uno general. A este sumale una ruta crítica de las actividades que tengan que ver con el motivo de tu evento.
  2. Date tiempo para uno o dos scoutings. Que te acompañe el personal encargado de los aspectos técnicos para preguntar sobre equipo, instalaciones y demás detalles que podrían exceder tus conocimientos. Pregunta por estacionamientos, salidas, capacidad, baños, guardaropa, etc.
  3. Ten una junta con el equipo completo un día antes. Explicarles a todos el motivo del evento, las rutas de salida, los puntos clave y los posibles puntos/momentos de riesgo. Asigna a cada persona sus actividades específicas y resalta que todos están para orientar a los invitados así como un protocolo sencillo para eventualidades.
  4. Los pequeños detalles hacen la gran diferencia, ten eso siempre en mente. Transmítelo a tu equipo, la diferencia entre un eventito y un Gran evento reside en qué tanto cuides los detalles, desde el código de vestir, la documentación que esté a la vista, la limpieza del lugar, la sonrisa del equipo en todo momento y hasta los zapatos bien lustrados. Todo suma.
    5.- y por último, Keep Calm and Mucho Éxito. Ya lo que tenga que tenga que ser será, no te preocupes de más si seguiste los primeros cuatro consejos seguro lo que “salga mal” solo lo notarás tu, tus invitados se la pasarán increíble y tu evento estará siendo un éxito por si solo.

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